E-fatura Nedir?

E-Fatura Nedir? Faydaları Nelerdir? 

Firmaların e-fatura kullanmakla sağlayacakları tasarruflar sayılamayacak kadar çok. E-Faturanın en görünür avantajları arasında kâğıt faturadan kurtularak baskı, yazdırma, posta ve arşiv maliyetlerinin çok büyük ölçüde ortadan kaldırılması yer almaktadır. Esasında e-faturanın bu görünür avantajları asıl avantajlarının yanında çok küçük. En başta e-fatura işletmelerinize yönetimsel birçok avantaj sağlayacak. Nakit yönetiminiz kolaylaşacak ve aynı ölçüde hızlanacak. İşletmeniz üzerindeki hâkimiyetiniz daha da artacak. Her türlü faturaya artık anlık ulaşabileceksiniz. İç denetim süreçlerinizi daha rahat gerçekleştirebileceksiniz.

Dış denetimdeki denetçilere veya ilgili kamu ve özel sektör kurumlarına, talep etmeleri halinde fatura hazırlamada karşı karşıya kaldığınız emek yoğun ve zaman alıcı iş yüklerinden çok büyük ölçüde e-faturaya geçiş ile birlikte kurtulacaksınız.

Günümüzün hızla değişen ve gelişen dünyasında işletmelerin başarısı biraz da sofistike bir tedarik zinciri oluşturmalarına bağlıdır. Farklı lokasyonlarda ki alıcılar ve satıcılar ile bunlar arasındaki iletişimin alabildiğine hızlı ve elbette düşük maliyetle sağlanması, günümüzün rekabetçi piyasa koşullarının bir gereğidir. İşte bu noktada e-fatura işletmelerin tedarik zincirinin tasarım ve yönetilmesinde kullanılabilecek en önemli araçlardan birisidir.

Evet, e-fatura işletmelerdeki tedarik zincirini kolaylaştıran en önemli elektronik uygulamalardan biri. Aynı zamanda tedarik zincirlerinde ki iş ve işlem süreçlerinin azaltılması, hızlandırılması ve gelecekte bu halkaya e-irsaliye gibi belgeler ile e-ödeme gibi süreçlerin de eklenmesi, hem işletmeler arasında hem de bir işletmenin kendi içerisinde müthiş bir sinerji oluşturacak. Diğer bir ifade ile e-fatura, işletmelerdeki dijital dönüşüm eko sisteminin ilk ve en önemli basamağıdır.

Bütün bunlarla beraber e-fatura özellikle küresel şirketlerle iş yapmanızın önünü daha fazla açacak elektronik bir uygulamadır. Zira bugün gittikçe artan bir şekilde çok uluslu şirketlerin uluslararası ticarette tedarikçilerine e-faturayı şart koştuklarını biliyoruz. e-Faturanın dayandığı format ve standart ile işletmeler faturanın oluşturulup gönderilmesinde, alınmasında, kontrollerin yapılmasında, muhasebe kaydına dönüştürülmesinde ve gerekli analizlerin yapılmasında makineler arası (machine to machine) iletişim sağlar. Bu da faturalama süreçlerinde yaşanabilecek hataları minimize ederek verimlilik artışı sağlayacaktır.

Son yapılan bir araştırma (Billentis, 2013), e-faturanın hem alıcı hem de satıcı için oldukça yüksek bir tasarruf imkanı sağladığını göstermektedir: e-Fatura düzenlemek satıcı için kağıt faturaya göre % 57, alıcı için ise % 62 daha fazla tasarruf sağlamakta.Üstelik işletmeler e-fatura için yapmış oldukları harcamaları 6 ay ila 1,5 yıl arasında amorti etmekte ve toplamda cirolarının % 2’si oranında bir tasarrufta bulunmaktalar.

Bulut Teknolojisi İle Hafiflemek

Piyasadaki teknolojik gelişmeleri yakından takip eden bakanlığımız son yaptığı düzenlemelerle faturaların artık firmaların kendi bilgi işlem sistemlerinde değil, “bulut”tada tutulabilmesinin yolunu açtı. Bulut teknolojisi en kısa ve öz haliyle ifade etmek gerekirse, bilişim ihtiyaçlarının bir dış kaynaktan (outsourcing) hizmet olarak karşılanması. Firmalar ve şimdilerde bazı kamu kurumları kendi veri merkezlerinde yapmayı hedefledikleri her şeyi bir browser aracılığı ile erişerek kiraladıkları sanal ortamda yapmakta.

e-Faturanın bulutta tutulabilmesi imkanının sağlanması ile firmalar açısından çok ciddi bir maliyet avantajı da sağlanmış oldu. Böylece e-fatura ile sadece dünyamız daha da düzleşmiş olmayacak, aynı zamanda şirketlerimiz hem fiziki hem de ekonomik olarak geçmişle kıyaslanamayacak derecede daha da “hafiflemiş” olacaklar.